YÖNETİCİLİKTE PLANLAMA

Geçen aylardaki makalelerimde yöneticilikte amaç belirleme ve karar verme konularını anlatmıştım. Bu ay yöneticiliğin en önemli işlevlerinden birisi olan planlama konusunu ele alacağız.

Amacını belirleyen, yapılacak işlerin kararını veren yönetici, amacına ulaşmak için plan yapmak zorundadır. Plan, bir şirketin amaçlarına ulaşmak için; neyin, ne zaman, nasıl, nerede ve kim tarafından yapılacağının önceden belirlenmesidir. Yönetici planlama yaparak şirketin makine, malzeme ve İnsan kaynaklarını kullanarak amaçlarına en iyi şekilde ulaşmaya çalışır. Dolayısıyla planlamada yapılacak herhangi bir hata veya herhangi bir eksiklik işletmenin amaçlarına ulaşmamasına neden olacaktır. Organizasyon yapısı ne kadar büyürse planlamaya olan ihtiyaç da o kadar artar. Aynı hedef kitleye hizmet eden birim sayısı arttıkça birimler arasındaki eş güdüm ancak ortak bir plan ile gerçekleşecektir.        

Örneğin bir sokağa hizmet götüren belediyenin yol müdürlüğü o sokağın yolunu asfaltlarken, 2 ay sonra su idaresi bölümü yolu kazarak aynı sokağa boru döşemektedir. Daha sonra kazılan sokak tekrar asfaltlanmaktadır. Bu durum ortak plan olmamasından ve planda eşgüdümlülüğünün sağlanamamasından kaynaklanmaktadır. Planlama yöneticinin en büyük yardımcısıdır. Plan yapan ve bunu organizasyonuna bildiren yönetici böylece neyin, ne zaman, ne şekilde ve kim tarafından yapılacağını belirtmiş olur. Böylece organizasyondaki herkes üzerine düşen görevleri bilir ve bunu zamanı gelince yapar. Ayrıca organizasyonun amaçlarına ulaşması yolunda herhangi bir aktivite gerçekleştirilmediğinde belirli bir plana sahip olan yöneticiler bu aktivite ile ilgili sorumluya hemen ulaşabilirler ve hesap sorabilirler.

Amaçlarına ulaşmak için herhangi bir plana sahip olmayan yöneticiler önüne çıkan durumlara ve problemlere göre hareket ederek gelişigüzel tepkilerde bulunacaklardır. Plansız yapılan işlerde mutlaka gecikmeler, aksamalar yanlış anlamalar yaşanır. Aynı şekilde planlamanın olmadığı organizasyonlarda neyin, ne zaman, kim tarafından yapılacağı belli olmadığı için çalışanlar arasında iş bölümü esnasında, sürtüşmeler veya sen yap, o yapsın kavgası yaşanacaktır. Şirketin planını bilen bir çalışan böylece o planı gerçekleştirmedeki rolünü bilir. Bu durum çalışanı organizasyonun hedeflerini gerçekleştirme yolunda motive eder.

Yöneticilerin yapacağı planlar bulundukları yönetim kademesine göre değişir. Bir şirketin yönetim kurulu başkanı veya genel müdürü uzun dönemli stratejik planlar yaparken, Orta kademe yöneticiler yıllık ve aylık planlar yapar. Alt düzey yöneticiler ise kısa vadeli, günlük hatta saatlik planlar yaparlar.

 Bir şirketin sahibi, bir girişimci veya bir yönetim kurulu başkanı kurumu ile ilgili uzun vadeli ve stratejik planlamaları yapmalıdır. Firmalarda gördüğüm en büyük eksiklik, firma üst düzey yöneticilerinin zamanın büyük çoğunluğunu alt kademe işleri planlamakla geçirdiğidir. Çevresindeki değişimleri izlemeyen, sektörü ile ilgili toplantılara, fuarlara, seminerlere katılma fırsatı bulamayan, işi ile ilgili yeni çıkan yasaları takip edemeyen ve zamanın büyük bir çoğunluğunu günlük rutin işlerin planlaması ile geçiren bir patron, genel müdür veya üst düzey yönetici şirketini ileriye götüremez ve yenilikler gerçekleştiremez. Bu nedenle şirket sahipleri ve üst düzey yöneticileri günlük rutin planlamaları ve sorunların çözümlerini astlarına devretmeli, kendileri asıl işleri olan şirketin geleceğini planlamaya, yeni işler geliştirmeye daha fazla zaman ayırmalıdırlar.

 Her şey düşünülerek hazırlanmış iyi bir plan yöneticiye çok şey kazandırır. Bu nedenle yöneticinin planlamaya gerekli zamanı ayırması gereklidir. Şunu unutmamak gerekir ki planlamaya ayrılan her bir saat, uygulamalar sırasında yöneticiye 5 saat kazandırır.

Plan yapmada diğer çalışanların fikrini almak ve uzman kişilerle istişare etmek çok faydalı olacaktır ve gözden kaçan herhangi bir durumun olmamasını sağlayacaktır.

Posted in Blog, Yönetim ve Yöneticilik and tagged , , .

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir